Donnerstag, 22. Dezember 2016

Warum Sie keine MS Office-Dokumente versenden sollten

In letzter Zeit ist mir des Öfteren aufgefallen, dass sich im Bekanntenkreis, aber auch im Behörden-Bereich die Unsitte etabliert hat, per E-Mail Inhalte, die mit MS Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint) erstellt wurden, direkt - also als originale Office-Datei - zu versenden.

Die meisten Office-Benutzer tun dies, da dies zunächst der simpelste Weg ist, solche Informationen miteinander zu teilen. Leider sind sich viele MS Office-Benutzer jedoch nicht bewusst, dass diese Vorgehensweise gewisse Risiken und Nachteile birgt.

Drei Gründe, warum Sie keine Office-Dokumente versenden sollten

  1. MS Office-Dokumente können Schadsoftware beinhalten.
    Viele Trojaner und sonstige Schadsoftware nutzen Office-Dokumente, um sich auf andere Computer zu verbreiten. Dies geschieht oft unbemerkt, also ohne das Wissen des Empfängers oder Versenders. Basis dafür sind die Automatisierungsfähigkeiten von MS Office, die es erlauben, in harmlos wirkenden Dokumenten intelligenten Code laufen zu lassen. Dieser Code kann (auch) von Hackern erstellt werden und Routinen auslösen, die verdeckt laufen und nicht im Interesse des Autors oder Lesers sind (z. B. massenhafter Versand von SPAM, Missbrauch des Computers als Teil eines Bot-Netzwerkes usw.). Zwar hat Microsoft in der Vergangenheit einiges unternommen, um diesen Mißbrauch zu unterbinden, jedoch sind diese Maßnahmen nicht 100%-ig sicher und insbesondere Nutzer älterer Softwareversionen sind immer noch einem großen Risiko ausgesetzt.
  2. Nicht jeder Empfänger verfügt über MS Office-Produkte.
    MS Office ist ein kostenpflichtiges Software-Produkt, dessen Vor- und Nachteile längst nicht allen Computerbesitzern gerecht werden. Zudem haben sich einige Alternativprodukte am Markt etabliert, die kostengünstiger und/oder leistungsfähiger bzw. praxisgerechter sind. Daher kann man nicht wie in früheren Zeiten davon ausgehen, dass jeder Empfänger auch Nutzer von MS Office ist. Somit können schlimmstenfalls ihre Empfänger die von Ihnen versendeten Dokumente gar nicht oder nur unvollständig lesen. Auch sind MS Office-Produkte nicht auf allen Plattformen verfügbar oder möglicherweise dort nur eingeschränkt nutzbar (denken Sie beispielsweise an Tablet-Benutzer). Gerade dort, wo Konvertierungsprogramme verwendet werden, um die Dokumente anzuzeigen, kann es vorkommen, dass bestimmte Teile ihrer Dokumente nicht oder unvollständig angezeigt werden. Oftmals wird ohnehin das Layout des Dokumenten bei der Konvertierung anders dargestellt, als ursprünglich gestaltet.
  3. MS Office-Dokumente enthalten möglicherweise mehr Informationen, als Ihnen bewusst ist und auf dem ersten Blick erkennbar ist.
    Dazu gehören ältere Dokumentenstände, bei bereits erfolgten Textkorrekturen der unkorrigierte Text sowie bestimmte Meta-Daten (Ordner-Namen usw.), die sie i.d.R. nicht bekannt geben möchten. Versierte Nutzer können ohne Probleme auf diese Informationen zugreifen. Auch hier hat Microsoft teilweise nachgebessert, dies betrifft aber oftmals nur die neueren Versionen der Software.

Empfohlene Vorgehensweise

Es ist relativ einfach, die Inhalte von MS Office-Dokumenten so zu versenden, dass Sie

  • ohne Risiko,
  • auch von Nutzern, die keine MS Office-Produkte besitzen,
  • und plattformübergreifend

gelesen werden können. Konvertieren Sie dazu das jeweilige Dokument vor dem Versenden einfach in eine PDF-Datei und versenden Sie diese Datei statt des Original-Dokumentes. Dazu können Sie im Menü von MS Office “Speichern unter” wählen und dann das PDF-Format auswählen.

Das PDF-Format

PDF-Dateien sind auf quasi allen verfügbaren Plattformen und Betriebssystemen - i.d.R. ohne Installation von Zusatzsoftware - lesbar. Sie enthalten keine verdeckten Informationen und das Layout ist auf allen Geräten gleich. Zudem enthalten PDF-Dateien keine Schadsoftware.

Das PDF-Format ist übrigens auch geeignet, eigene Dokumente zukunftssicher zu archivieren, denn wer weiß, ob Sie noch in einigen Jahren angesichts der zahlreichen verfügbaren Alternativen tatsächlich noch ihre jetzige MS Office-Software verwenden werden.

Alternativen zu MS Office

Gute Alternativen zu MS Office sind beispielsweise für Windows, Mac OS X oder Linux Libre Office oder insbesondere das cloudbasierte Google Docs, welches zudem plattformübergreifend funktioniert und ein gemeinsames Bearbeiten an Dokumenten hervorragend unterstützt. Beide Produkte sind übrigens umsonst verfügbar. Falls Sie bereits einen Google Account haben (was auf die meisten Nutzer eines Android-Smartphones oder Android-Tablets zutrifft), so verfügen Sie schon über Google Docs (nutzbar auf ihrem Handy, Tablet und im Web).

Kollaboration mit MS Office

Sollten Sie dennoch darauf angewiesen sein, Original-MS Office Dokumente versenden zu müssen (beispielsweise, weil der Empfänger das empfangene Dokument weiter bearbeiten soll), empfiehlt es sich möglicherweise, auf die online betriebene Plattform Microsoft Office 365 umzusteigen, welche in der kleinsten Version kostenfrei ist (freilich mit eingeschränktem Funktionsumfang). Immerhin wird dort der Look&Feel der MS Office-Desktopprodukte nachgeahmt - interessant für diejenigen, die dies (tatsächlich) bevorzugen. Versionen mit größerem Funktionsumfang können jedoch nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement genutzt werden (siehe auch https://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office_365).

Voraussetzung für die Nutzung von Microsoft Office 365 ist immer ein Microsoft-Konto.

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