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Donnerstag, 22. Dezember 2016

Warum Sie keine MS Office-Dokumente versenden sollten!

In letzter Zeit ist mir des Öfteren aufgefallen, dass sich im Bekanntenkreis, aber auch im Behörden-Bereich die Unsitte etabliert hat, per E-Mail Inhalte, die mit MS Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint) erstellt wurden, direkt - also als originale Office-Datei - zu versenden.

Die meisten Office-Benutzer tun dies, da dies zunächst der simpelste Weg ist, solche Informationen miteinander zu teilen. Leider sind sich viele MS Office-Benutzer jedoch nicht bewusst, dass diese Vorgehensweise gewisse Risiken und Nachteile birgt.

Drei Gründe, warum Sie keine Office-Dokumente versenden sollten

  1. MS Office-Dokumente können Schadsoftware beinhalten.
    Viele Trojaner und sonstige Schadsoftware nutzen Office-Dokumente, um sich auf andere Computer zu verbreiten. Dies geschieht oft unbemerkt, also ohne das Wissen des Empfängers oder Versenders. Basis dafür sind die Automatisierungsfähigkeiten von MS Office, die es erlauben, in harmlos wirkenden Dokumenten intelligenten Code laufen zu lassen. Dieser Code kann (auch) von Hackern erstellt werden und Routinen auslösen, die verdeckt laufen und nicht im Interesse des Autors oder Lesers sind (z. B. massenhafter Versand von SPAM, Missbrauch des Computers als Teil eines Bot-Netzwerkes usw.). Zwar hat Microsoft in der Vergangenheit einiges unternommen, um diesen Mißbrauch zu unterbinden, jedoch sind diese Maßnahmen nicht 100%-ig sicher und insbesondere Nutzer älterer Softwareversionen sind immer noch einem großen Risiko ausgesetzt.
  2. Nicht jeder Empfänger verfügt über MS Office-Produkte.
    MS Office ist ein kostenpflichtiges Software-Produkt, dessen Vor- und Nachteile längst nicht allen Computerbesitzern gerecht werden. Zudem haben sich einige Alternativprodukte am Markt etabliert, die kostengünstiger und/oder leistungsfähiger bzw. praxisgerechter sind. Daher kann man nicht wie in früheren Zeiten davon ausgehen, dass jeder Empfänger auch Nutzer von MS Office ist. Somit können schlimmstenfalls ihre Empfänger die von Ihnen versendeten Dokumente gar nicht oder nur unvollständig lesen. Auch sind MS Office-Produkte nicht auf allen Plattformen verfügbar oder möglicherweise dort nur eingeschränkt nutzbar (denken Sie beispielsweise an Tablet-Benutzer). Gerade dort, wo Konvertierungsprogramme verwendet werden, um die Dokumente anzuzeigen, kann es vorkommen, dass bestimmte Teile ihrer Dokumente nicht oder unvollständig angezeigt werden. Oftmals wird ohnehin das Layout des Dokumenten bei der Konvertierung anders dargestellt, als ursprünglich gestaltet.
  3. MS Office-Dokumente enthalten möglicherweise mehr Informationen, als Ihnen bewusst ist und auf dem ersten Blick erkennbar ist.
    Dazu gehören ältere Dokumentenstände, bei bereits erfolgten Textkorrekturen der unkorrigierte Text sowie bestimmte Meta-Daten (Ordner-Namen usw.), die sie i.d.R. nicht bekannt geben möchten. Versierte Nutzer können ohne Probleme auf diese Informationen zugreifen. Auch hier hat Microsoft teilweise nachgebessert, dies betrifft aber oftmals nur die neueren Versionen der Software.

Empfohlene Vorgehensweise

Es ist relativ einfach, die Inhalte von MS Office-Dokumenten so zu versenden, dass Sie

  • ohne Risiko,
  • auch von Nutzern, die keine MS Office-Produkte besitzen,
  • und plattformübergreifend

gelesen werden können. Konvertieren Sie dazu das jeweilige Dokument vor dem Versenden einfach in eine PDF-Datei und versenden Sie diese Datei statt des Original-Dokumentes. Dazu können Sie im Menü von MS Office “Speichern unter” wählen und dann das PDF-Format auswählen.

Das PDF-Format

PDF-Dateien sind auf quasi allen verfügbaren Plattformen und Betriebssystemen - i.d.R. ohne Installation von Zusatzsoftware - lesbar. Sie enthalten keine verdeckten Informationen und das Layout ist auf allen Geräten gleich. Zudem enthalten PDF-Dateien keine Schadsoftware.

Das PDF-Format ist übrigens auch geeignet, eigene Dokumente zukunftssicher zu archivieren, denn wer weiß, ob Sie noch in einigen Jahren angesichts der zahlreichen verfügbaren Alternativen tatsächlich noch ihre jetzige MS Office-Software verwenden werden.

Alternativen zu MS Office

Gute Alternativen zu MS Office sind beispielsweise für Windows, Mac OS X oder Linux Libre Office oder insbesondere das cloudbasierte Google Docs, welches zudem plattformübergreifend funktioniert und ein gemeinsames Bearbeiten an Dokumenten hervorragend unterstützt. Beide Produkte sind übrigens umsonst verfügbar. Falls Sie bereits einen Google Account haben (was auf die meisten Nutzer eines Android-Smartphones oder Android-Tablets zutrifft), so verfügen Sie schon über Google Docs (nutzbar auf ihrem Handy, Tablet und im Web).

Kollaboration mit MS Office

Sollten Sie dennoch darauf angewiesen sein, Original-MS Office Dokumente versenden zu müssen (beispielsweise, weil der Empfänger das empfangene Dokument weiter bearbeiten soll), empfiehlt es sich möglicherweise, auf die online betriebene Plattform Microsoft Office 365 umzusteigen, welche in der kleinsten Version kostenfrei ist (freilich mit eingeschränktem Funktionsumfang). Immerhin wird dort der Look&Feel der MS Office-Desktopprodukte nachgeahmt - interessant für diejenigen, die dies (tatsächlich) bevorzugen. Versionen mit größerem Funktionsumfang können jedoch nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement genutzt werden (siehe auch https://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office_365).

Voraussetzung für die Nutzung von Microsoft Office 365 ist immer ein Microsoft-Konto.
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Mittwoch, 28. September 2016

Goodbye Yahoo

Ich habe heute meinen Yahoo-Account und damit auch meinen Flickr-Account geschlossen. Anlass war der kürzlich bekannt gewordene Hackerangriff auf Yahoo, bei dem 500 Millionen Kundendatensätze abgegriffen wurden (#YahooHack).

Der eigentliche Grund für meinen Entschluss war aber nicht der Angriff auf Yahoo selbst (obwohl man eigentlich erwarten könnte, dass ein Unternehmen wie Yahoo gegen so etwas gewappnet ist und zumindest das Ausmaß solch eines Hacks so klein wie möglich hält), sondern der Umgang Yahoos mit den Kunden bzgl. der Information über das Ausmaß der Attacke. Die Attacke erfolgte nämlich bereits Ende 2014 und Yahoo hat sich somit fast zwei Jahre (!) Zeit genommen, die Öffentlichkeit darüber zu informieren (oder fast zwei Jahre lang den Angriff nicht bemerkt - ich weiß nicht, welche dieser beiden Vorstellungen blamabler für Yahoo ist).

Auch wenn in den gestohlenen Daten die Zugangsdaten selbst (angeblich) verschlüsselt waren und dem Angreifer somit vermutlich nichts nutzen, so sind nun die nichtverschlüsselten Daten wie z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten und Passwort-Hashes in der einschlägigen Szene im Umlauf und können mannigfaltig missbraucht werden. Ich hätte von Yahoo eine zeitnahe Information der Öffentlichkeit erwartet, so dass die potentiell betroffenen Nutzer rasch entsprechende Maßnahmen hätten ergreifen können. Dies ist jedoch offensichtlich nicht der Fall gewesen.

Da Flickr für mich eigentlich nie von Bedeutung war und mein Yahoo-Account im Wesentlichen nur noch eine Spam-Inbox darstellte, fiel der Entschluss leicht, aus den beschriebenen Vorfällen die Konsequenzen zu ziehen und den Account endgültig zu schließen. Man könnte auch sagen, dass Yahoo es vergeigt hat, und zwar gründlich (um es mal freundlich auszudrücken).

Mit dieser Erfahrung rate ich Allen, bei wichtigen Zugängen (wie beispielsweise dem Google-Account):


Auch wenn dies manchmal einen geringen Mehraufwand darstellt, kann sich diese kleine Mühe eines Tages sehr lohnen.

Weitere Informationen zum Yahoo-Hack gibt es bei heise.
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Freitag, 14. November 2014

EDV-Museum der VHS

Wer sich für historische EDV-Technologie interessiert (Stichwort Vintage Computing), sollte unbedingt dem EDV-Museum der VHS in Düsseldorf einen Besuch abstatten. Dort hat Rolf Unterberg mehr als 1000 Exponate ausgestellt, die er seit dem Ende der 60er Jahre sammelt.

Angefangen von den ersten Rechenhilfen der Frühzeit über mechanische und später elektrifizierte Rechenmaschinen, Lochkartenrechnern, Großcomputern und den ersten PC's erschließt sich dem interessierten Besucher eine weite Palette der Computer-Entwicklung. Dabei führt Rolf Unterberg durch die in drei Räumen untergebrachte Ausstellung und liefert mit seinen über 80 Jahren alle gewünschten Informationen zu den Exponaten, die zum Teil auch noch lauffähig sind.

Kontakt und Termine

Das Museum mit Kultfaktor ist in den Räumen der Gesamtgrundschule an der Helmholtzstraße 16 in Düsseldorf untergebracht. Es finden regelmäßig Führungen statt. Termine können unter 0211/8923669 nachgefragt werden. Der Eintritt kostet drei Euro und dient der Unterstützung des Museums.

Weitere Informationen finden sich auch auf der folgenden Seite:
http://www.duesseldorf.de/vhs/museum/index.shtml.


Ja liebe Kinder, so war früher EDV, kurz nach Erfindung der Dampfmaschine ;-)

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